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Fatturazione elettronica obbligatoria dal 1° Gennaio 2019: come funziona

Proponiamo una guida pratica per capire come funziona la fatturazione elettronica obbligatoria a partire dal 1° Gennaio 2019 e come affrontare senza timori rapporti B2B, tra privati e verso la pubblica amministrazione

Molti sono i dubbi e le domande che ogni giorno ci vengono poste. Ogni cambiamento incute sempre un iniziale timore, ma siamo certi che la fatturazione elettronica sarà il primo vero passo verso un evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale italiano.

Già dal 2014 era presente la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione che ha visto le fatture elettroniche diventare il documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA (all’inizio alcune PA erano escluse), gli enti pubblici e poi verso le società quotate.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali.

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

I soggetti passivi IVA trasmettono telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, salvo quelle per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le modalità del Sistema di Interscambio. La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione.

Rimangono comunque già esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel c.d. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario

Cosa è la fattura elettronica ?

La fatturazione elettronica è un sistema DIGITALE di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartacea (e tutti i costi ad esso connessi, quali stampa e conservazione fisica).

Il concetto di digitalizzazione e di fatturazione elttronica, cambiano radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.

Il formato è un flusso di dati scritto in linguaggio informatico e denominato linguaggio XML. Se ti stai spaventando per termini ed acronimi che non conosci puoi stare tranquillo. Non dovrai imparare a scrivere in codice!

Fino ad oggi le fatture, compilate a mano, con macchine da scrivere, con fogli di calcolo (excel, word, ecc…) venivano poi inviate al Cliente (tramite posta, e-mail, ecc…) che aveva l’obbligo di conservarle in formato cartaceo per almeno 10 anni.

Oggi la fatturazione elettronica definisce un altro percorso standardizzato, grazie ad un sistema informatizzato denominato SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.

In tal modo:

  1.  La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica;
  2. Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto;
  3. Viene poi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse;
  4. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

Il Sistema di interscambio, quindi, funge da “garante” tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento sia corretto e i dati inseriti siano completi.

Come si compila la fattura elettronica ?

Sicuramente il modo più semplice è quello di affidarsi a dei software (come il nostro). Attraverso un software ben strutturato, inserire i dati relativi alla fattura diventa davvero semplice, dal momento che il sistema richiede l’inserimento di tutti i dati obbligatori della stessa, riducendo notevolmente i margini di errore.

Unica differenza di compilazione, riguarda il cosiddetto “Codice Univoco” che è un codice che identifica ogni contribuente.

Una volta prodotta la fattura elettronica (file in formato XML) bisognerà firmarla digitalmente con firma elettronica certificata e poi inviarla al Sistema di Interscambio che, dopo gli opportuni controlli, la recapiterà al nostro Cliente.

L’intero servizio, quindi, si occuperà di:

  • Firmare digitalmente la fattura elettronica;
  • Inviare la stessa al Sistema di Interscambio;
  • Inviare la stessa alla Conservazione sostitutiva in formato elettronico per 10 anni.

Ma quindi il Sistema di Interscambio funge da “postino” ? Esattamente !

Soggetti obbligati alla fatturazione elettronica

Facciamo subito un piccolo chiarimento: a partire dal 1° Gennaio 2019, l’obbligo di fattura elettronica viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali). 

In realtà, almeno per adesso, esistono dei soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche; più precisamente:

  • coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  • coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011)

ATTENZIONE! I soggetti esclusi sono esonerati solo dall’emissione della fatturazione elettronica. Questo significa che sono comunque obbligati a ricevere fatture passive in formato elettronico! In altri termini, dovranno comunque attrezzarsi per poter ricevere fatture di acquisto.

Arrivati a questo punto, potrete chiedervi come sia corretto organizzarsi per essere pronti alle fatture elettroniche.

L’Agenzia delle Entrate permette la creazione, la gestione e l’invio delle fatture elettroniche, ma noi consigliamo comunque di dotarsi di un buon software in grado di semplificare (anche di molto) tutti i processi che riguardano le fatture elettroniche.

Ti diamo diversi validi motivi per contattarci e richiedere un preventivo per gestire in piena autonomia e con la massima semplicità:

  1. Risparmio di tempo e denaro: l’uso di un gestionale permette di automatizzare tutto il processo di fatturazione, consentendo di poter gestire numerazione di fatture, conoscere in tempo reale la situazione dei crediti, solleciti effettuati e pagamenti;
  2. Controllo totale di tutta la situazione finanziaria: potrai avere il pieno controllo dello scadenzario, con la finalità di avere sempre sott’occhio lo stato di salute della tua attività;
  3. Minori costi amministrativi: gestire la fatturazione attraverso un software ben fatto permette di dedicarsi alla fatturazione elettronica in minor tempo e, contestualmente, avere più tempo a disposizione da dedicare ad altre attività;

Se sei interessato ad un preventivo contattaci sul nostro FORM DI CONTATTO.

 

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